[Csbno] Nuova configurazione del servizio di interprestito

Gianni Stefanini gianni.stefanini a csbno.net
Mar 4 Gen 2011 02:02:47 CET


Cari colleghi,
come anticipato da Fortunata Loviso nella mail di oggi e da quanto ci 
siamo detti nell'ultima Commissione Tecnica, dall'inizio di gennaio il 
servizio di prestito interbibliotecario del Consorzio ha una nuova 
configurazione organizzativa.

Non si tratta di una novità perchè già in passato per alcuni mesi 
avevamo affidato il servizio ad un operatore privato, così come alcuni 
anni fa una parte del giro (quella della zona di Legnano) veniva 
effettuata da un "padroncino" che poi ha proseguito il servizio 
acquisendo totalmente il prestito della Fondazione per Leggere.
La nostra era l'ultima realtà, tra le grandi reti e tanto più tra quelle 
piccole, che gestiva in proprio il servizio di prestito 
interbibliotecario. Ormai è condivisa da tutti i coordinatori dei 
sistemi la consapevolezza che per raggiungere adeguate economie di scala 
e livelli di qualità soddisfacente fosse necessario raggiungere una 
massa critica decisamente superiore alla nostra. Sono oltre due anni che 
discutiamo e ci confrontiamo con le altre grandi reti del milanese per 
ipotizzare un'unica struttura di servizio per il prestito 
interbibliotecario che potesse estendersi anche alla gestione di un 
magazzino comune e di altri servizi di gestione e supporto del libro. 
Per questa ragione un servizio che appartiene a quelli delegati al 
Consorzio e che normalmente viene gestito con personale regolarmente 
assunto a tempo indeterminato, continuava ad essere gestito con 
personale a tempo determinato: ovviamente non si trattava di una scelta 
penalizzante per il personale, bensì della consapevolezza che il 
servizio per sopravvivere (alle continue riduzioni di risorse) doveva 
necessariamente evolversi in altre forme e in altre situazioni tali, 
comunque, da impedirci di stabilizzare il personale.
Purtroppo l'evoluzione verso un servizio comune tra le reti 
bibliotecarie del milanese sta un po' tardando ad arrivare (anche per le 
diverse scadenze delle altre reti delle proprie gare di appalto per 
l'affidamento del servizio), così abbiamo esplorato altre soluzioni 
anche sulla spinta di nuove e pesanti riduzioni di risorse previste per 
il 2011.
La soluzione ci è arrivata da un operatore che è già presente sul 
territorio e che effettua analoghe distribuzioni: si tratta di un 
operatore che alimenta il sistema delle edicole ancor più capillari 
delle biblioteche. In questo modo è stato possibile progettare un 
servizio che consentisse ulteriori riduzioni di costi lasciando 
inalterate qualità e quantità delle consegne.
Con una riduzione di costi del 40% ci siamo assicurati lo stesso numero 
di consegne (circa 10.000 l'anno, 200 per 50 settimane) con la 
movimentazione di circa 25.000 casse (500 per 50 settimane).
Come fatto presente da Loviso il servizio proseguirà con le stesse 
modalità applicate fino ad ora prevedendo piccole variazioni in modo che 
l'assetto organizzativo possa diventare coerente con le consegne 
effettuate sul territorio dall'operatore.
Non avendo noi più in gestione diretta il servizio tendiamo a fare in 
modo che le consegne vengano tutte effettuate a biblioteca aperta in 
modo da evitare che chiavi e codici antifurti delle biblioteche siano in 
possesso da personale non facente parte della nostra struttura. Nel 
periodo iniziale vi è la continuità di servizio attraverso il personale 
precedentemente impiegato in Consorzio che si è reso disponibile a 
transitare nella nuova struttura.
Complessivamente abbiamo cercato di limitare i cambiamenti anche perchè 
il modello organizzativo che si era consolidato era il frutto di diversi 
anni di sperimentazioni ed aggiustamenti e rispondeva ad un modello 
razionale ed efficiente.
Ovviamente l'obiettivo su cui ci siamo mossi non è solo di natura 
economica (peraltro molto importante) bensì anche di servizio in quanto 
punta ad introdurre nuove soluzioni che possano migliorare il servizio 
stesso, ma soprattutto, semplificare e ridurre le attività a carico dei 
bibliotecari.
I prossimi cambiamenti saranno nell'ordine di:

- come già detto, modificazione degli orari di consegna per arrivare 
sempre a "biblioteca aperta"
- il servizio ci è stato quotato anche sulla base della quantità di 
ceste consegnate e ritirate presso ogni biblioteca. Per ora abbiamo 
effettuato una valutazione sulla base dei dati rilevati nel corso della 
gestione diretta del servizio (le 500 casse a settimana): da questo 
punto di vista è importante porre una certa attenzione nella formazione 
delle casse cercando di evitare lo spostamento di casse inutili (magari 
mezze vuote)
- dopo i primi tempi il servizio verrà effettuato con la sigillatura 
della cassa al fine di garantirne il contenuto, pertanto oltre a porre 
l'attenzione a non lasciarle le casse troppo vuote bisognerà fare 
attenzione anche al fatto che non siano troppo piene e che sia possibile 
chiuderle con l'apposito coperchio che verrà fornito (ciò  consentirà un 
comodo impilamento delle casse)
- ancora dopo i primi tempi gli addetti effettueranno il servizio con un 
registro (borderaux) che sarà fatto firmare al personale della 
biblioteca in servizio per il ritiro e consegna delle casse, ciò 
consentirà di controllare le quantità dei materiali trasportati e le 
casse disponibili a ciascuna biblioteca
- l'operatore dispone di un ufficio con diversi dipendenti disponibili a 
fornire supporto ed informazione ai clienti (in questo caso edicole e 
biblioteche) a cui sarà possibile rivolgersi per qualsiasi problema ed 
esigenza. Le indicazioni del servizio verranno fornite non appena attivato.
- la caratteristica del servizio continuerà ad essere come l'attuale: 
sarà possibile distribuire qualsiasi materiale che possa essere 
contenuto nelle casse ed indirizzato a qualsiasi altra biblioteca del 
circuito. Per lo spostamento del materiale informatico che non dovesse 
essere contenuto nelle casse provvederemo a dotarci di appositi contenitori.

Possibili evoluzioni del servizio

Il servizio può evolversi in tre differenti direzioni:

- coinvolgimento di altre reti bibliotecarie (il progetto iniziale non è 
stato abbandonato) con la possibilità di estendere anche il prestito 
interbibliotecario a tali nuove reti. Ciò vorrà dire che potremo 
aumentare considerevolmente l'offerta di documenti ai nostri utenti.

- approfondimento del rapporto con le edicole del nostro territorio: 
possiamo pensare a modelli di scambio di servizi con le edicole in modo 
che queste possano diventare una specie di punto di servizio delle 
biblioteche distribuendo informazioni, materiali e magari anche qualche 
servizio

- cambiamento del sistema di invio dei documenti con significativo 
alleggerimento delle attività dei bibliotecari utilizzando le 
informazioni già presenti nell'applicativo e la disponibilità del 
sistema di smistamento con nastro trasportatore dell'operatore privato. 
Come ipotizzato lo scorso anno (e mai realizzato per mancanza di 
risorse) possiamo immaginare che l'attività di messa a disposizione dei 
documenti da parte delle biblioteche avvenga semplicemente prelevando da 
scaffale i materiali richiesti inserendoli direttamente nelle casse 
senza effettuare alcuna altra operazione (busta, foglietto con nome 
dell'utente, ecc.), operazione che verrà, invece, effettuata nel 
magazzino centrale attraverso uno smistamento assistito dal computer che 
interrogando l'applicativo sarà in grado di stabilire la destinazione di 
ogni materiale e lo smistamento automatico attraverso l'utilizzo del 
nastro trasportatore e di selettori. Abbiamo fatto più di una 
riflessione su questo modello ma le abbiamo abbandonate per mancanza di 
risorse: ora con questa nuova configurazione di servizio pensiamo di 
poter riprendere il progetto con la nostra capacità di investimento.

Mi scuso per la lunghezza del messaggio, ma le informazioni da 
trasmettervi sono abba stanza complesse. Mi auguro che il quadro vi sia 
più chiaro. Non esitate a porre eventuali domande o a condividere con 
tutti vostre considerazioni o commenti.

Per ora vi auguro buon anno e buon lavoro.

Gianni Stefanini




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GIANNI STEFANINI

Direttore Generale del Consorzio

Sistema Bibliotecario Nord - Ovest

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Tel. +39 02 9906071 - Fax+39 02 93664708

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